อำนาจหน้าที่ของฝ่ายประชาสัมพันธ์
ฝ่ายประชาสัมพันธ์
มีหน้าที่เผยแพร่
และประสานงานการจัดการสัมมนาให้ผู้สนใจทราบทางสื่อต่าง ๆ
อย่างมีประสิทธิภาพ อาทิเช่น ใบปิดประกาศข่าว
ทางวิทยุกระจายเสียงของทางสถาบันฯ เผยแพร่แบบโดยบุคคล และทาง Home
Page เป็นต้น
ผู้รับผิดชอบหน้าที่ฝ่ายประชาสัมพันธ์
นายชาญชัย บูรณโชควิวัฒน์
การเตรียมการประชาสัมพันธ์
ผู้จัดและผู้วางแผนงานการสัมมนา
จะต้องกำหนดนโยบายการแพร่ข่าวสารการสัมมนาเสียแต่เนิ่น ๆ
เพราะอาจจะเกิดการผิดพลาด ไม่สามารถให้ข้อเท็จจริงอย่างกระจ่างพอ
เหตุนี้เองจึงต้องมีการกำหนดนโยบายที่แน่นอนลงไป
เพื่อจะได้นำไปปฏิบัติให้เกิดผลดี ก่อนที่จะถึงเวลาการสัมมนา
จะต้องเผยแพร่รายระเอียดเกี่ยวกับการสัมมนา ดังกล่าวโดยอาศัยสื่อต่าง
ๆ
เช่น ป้าย แผ่นพับ ใบปลิว ลงประกาศหนังสือพิมพ์
ที่จะต้องมีรายละเอียดเกี่ยวกับหัวข้อการสัมมนา วัน เวลา
สถานที่และวัตถุประสงค์เด่น ๆ ของการจัดสัมมนา
และถ้าเป็นไปได้ก็ควรจะกล่าวถึงนาม
ผู้เข้าร่วมสัมมนาที่มีความสำคัญที่สุด
และเป็นที่รู้จักโดยทั่วไปด้วยข่าวแจกที่จะจัดทำขึ้นต้องให้บุคคลทั่วไปหรือที่พบเห็นได้รับทราบและ
เข้าใจถึงวัตถุประสงค์ทางการจัดสัมมนา
การประสานงานที่ขาดประสิทธิภาพในการประชาสัมพันธ์
อาจทำให้การสัมมนาล้มเหลว และมีผลเสียต่อหน่วยงาน
หรือผู้ที่ริเริ่มให้มีการสัมมนา แต่ในทางตรงกันข้ามการประสานที่ดี
ทางด้านการประชาสัมพันธ์จะทำให้สาธารณะชนมีทัศนคติ
ต่อสถาบันหรือหน่วยงานที่จัดการสัมมนาไปในทางที่ดี
ถึงแม้ว่าบางครั้งผลที่แท้จริงของการสัมมนานั้น
อาจจะไม่สู้น่าตื่นเต้น
หรือไม่สู้จะมีประโยชน์ต่อสัมคมเท่าไรนัก
วิธีการประชาสัมพันธ์ทาง
web - site และ เอกสารประชาสัมพันธ์ ข้อแนะนำดังต่อไปนี้
ควรจะเสนอลงไปในการประชาสัมพันธ์
1.รายละเอียดต่าง ๆ
ของงานสัมมนา ได้แก่ หัวข้อเรื่องที่จะสัมมนา กำหนดการวัน เวลา
สถานที่ ในการจัดสัมมนา เนื้อหาสาระสังเขปของหัวข้อสัมมนา
เพื่อชวนติดตาม
2.มารยาทในการสัมมนา โดยมีรายละเอียด และข้อกำหนดดังนี้
- ฟังและฝึกปฏิบัติตามที่วิทยากรแนะนำด้วยความใจกว้าง
และเต็มใจเพื่อแสวงหาความรู้ใหม่
- ตั้งใจรับความคิดเห็นของผู้อื่นโดยใช้สติปัญญา
ดุลยพินิจพิจารณา แม้ไม่เห็นด้วยก็ควรชี้แนะ อย่างแนบเนียนและสุภาพ
- คิดและไตร่ตรองด้วยเหตุและผล อย่างรอบคอบก่อนพูดทุกครั้ง
และควรเลือกจังหวะอันเหมาะสมที่จะพูด
- เสนอความคิดเห็นและแลกเปลี่ยนความรู้กับผู้อื่น
- การแสดงความคิดเห็นแต่ละครั้ง ต้องเป็นไปตามความเป็นจริง
โดยอาศัยหลักการและเหตุผล ที่พินิจพิเคราะห์ด้วยความเที่ยงตรง
มิใช่เพราะเห็นแก่ความเป็นเพื่อนหรือเพราะเกรงใจ
- จดบันทึกประเด็นสำคัญต่าง ๆ ที่ได้จากการสัมมนา
เพื่อนำมาจัดลำดับความรู้และแนวคิด
- สรุปสิ่งที่ได้จากการสัมมนา อันเป็นการประมวลความรู้ที่ได้
เพื่อเป็นแนวทางในการนำไปปฏิบัติให้เกิดประโยชน์แก่ตนเอง หน่วยงาน
และสังคม โดยส่วนรวม
3. มารยาทการแต่งกายของผู้เข้าร่วมสัมมนา มีข้อกำหนดทั้งชาย และหญิง
ดังต่อไปนี้