อำนาจหน้าที่ของฝ่ายบัญชีและการเงิน
ฝ่ายบัญชีและการเงินมีหน้าที่รับผิดชอบรายรับและรายจ่าย
เพื่อโครงการสัมมนาทั้งหมด อาทิเช่น ค่าดำเนินการทั่วไป
ค่าเอกสารประกอบการสัมมนา ค่าสื่อประชาสัมพันธ์ ค่าสถานที่สัมมนา
ค่าวิทยากร และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ
เพื่อให้งานลุล่วงไปด้วบดี
เนื่องจากรายรับหลักมาจากค่าสนับสนุนกิจกรรมนักศึกษา
สุทธิ 5,000 บาท แต่ต้องทำการสำรองจ่ายก่อน
ดังนั้นขั้นแรกรายรับจึงมาจากคณะกรรมการจัดสัมมนา
ซึ่งฝ่ายบัญชีและการเงินจะต้องทำบัญชีการสำรองจ่าย
และบัญชีคืนเงินให้ถูกต้อง
ผู้รับผิดชอบหน้าที่ฝ่ายบัญชีและการเงิน
นายอังกูร
แถมไสว
การจัดเตรียมงบประมาณ ผู้บริหารโครงการจะต้องติดต่อ
ประสานงานดำเนินการตามระเบียบ วิธีการของหน่วยงานของตน
เพื่อให้ได้มาซึ่งเงินสำหรับใช้จ่ายตามโครงการสัมมนาให้เรียบร้อย
ก่อนถึงวันสัมมนา
นอกจากนี้ เอกสารต่างๆ ที่จะใช้เบิกจ่าย จัดหาเตรียมไว้ด้วย
การสัมนาที่มีขนาดใหญ่เป็นทางการและมีสมาชิกจำนวนมาก
สมาชิกที่เชิญมาร่วมสัมมนา ผู้จัดการสัมมนาอาจจะต้องตระเตรียมการเงิน
ที่จะใช้ในการสัมมนาแต่ละครั้งไว้ล่วงหน้าผู้รับผิดชอบ
จะต้องคำนวณค่าใช้จ่ายอย่างละเอียด และจัดทำเรื่องขออนุมัติงบประมาณ
(ตามปกติแล้วจัดทำในขั้นเสนอโครงการ) และเบิกมาไว้สำรองจ่าย
เพราะการสัมมนา
บางครั้งจะต้องมีการจ่ายเงินทันที เช่น
ค่าเบี้ยประชุม ค่าตอบแทนวิทยากร เป็นต้น
โดยทั่วไปงบประมาณที่จะต้องใช้ในการสัมมนา มีดังนี้
- ค่าตอบแทนวิทยากร
- ค่าสถานที่จัดงานสัมมนา
- ค่าอาหารและเครื่องดื่ม
- ค่าเอกสารประกอบการสัมมนา
- ค่าประชาสัมพันธ์งานสัมมนา และเตรียมการอื่น ๆ
- ค่าวัสดุอุปกรณ์ต่างๆ
- ค่าล่วงเวลาของพนักงานดำเนินการฝึกอบรม (ถ้ามี)
แผนภูมิขั้นตอนการดำเนินงานฝ่ายบัญชีและการเงิน