อำนาจหน้าที่ของฝ่ายจัดทำเอกสาร
ฝ่ายจัดทำเอกสาร
มีหน้าที่จัดทำเอกสารประกอบการสัมมนา ออกแบบปก รูปเล่ม
จัดทำเนียบผู้เข้าร่วมสัมมนาและผู้ดำเนินการฝ่ายต่าง ๆ
และยังต้องตรวจสอบและพิสูจน์อักษรให้ถูกต้อง
เป็นเอกสารที่สมบูรณ์
ผู้รับผิดชอบหน้าที่ฝ่ายจัดทำเอกสาร
นายเกรียงศักดิ์
เจ๊ะแหล้
การเตรียมเอกสารประกอบการสัมมนา
เอกสารประกอบการสัมมนาจะช่วยให้ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องที่สัมมนา
ทำให้การสัมมนาดำเนินไปด้วยความรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ เอกสารต่าง
ๆ ควรเตรียมให้เสร็จก่อนการสัมมนา
ส่วนจะมากน้อยเพียงไรขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ และขนาดของการสัมมนา
เอกสารประกอบการสัมมนาที่ควรเตรียมไว้ ได้แก่เอกสารต่อไปนี้
- ระเบียบวาระการสัมมนา
- รายงานการสัมมนาครั้งที่แล้ว
- คู่มือการสัมมนา โครงการสัมมนา
รายชื่อผู้เข้าร่วมสัมมนา ,วิทยากร
- เนื้อหาสาระต่าง ๆ เกี่ยวกับหัวข้อสัมมนา
- แบบลงนามเข้าร่วมสัมมนา ทะเบียนประวัติผู้เข้าร่วมสัมมนา
และผู้ดำเนินการฝ่ายต่าง ๆ
เอกสารต่าง ๆ ดังกล่าว
ผู้รับผิดชอบการสัมมนาอาจจะพิมพ์รวบรวมใส่แฟ้ม
และแจกผู้เข้าร่วมสัมมนา
หรือเย็บเล่มแจกตามความเหมาะสม
อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญในการสัมมนา
ซึ่งถือเป็นการวัดความเข้าใจ ความสนใจของผู้เข้าร่วมสัมมนา
และเป็นการให้ความกระจ่างยิ่งขึ้นในการสัมมนา
คือการตั้งคำถามแก่วิทยากร ซึ่งการตั้งคำถาม และแนวการคำถามนี้
จะถูกสรุปและรวบรวมลงเอกสารสรุปการสัมมนาในภายหลัง
คำถามอาจแบ่งได้เป็นหลายชนิด ได้แก่
- ไม่เจาะจงให้ใครตอบโดยเฉพาะเป็นการเริ่มหรือเปลี่ยนเรื่อง
- ถามตรงไปยังสมาชิกคนใดคนหนึ่งให้ตอบ
หรือเพื่อดึงคนที่พูดน้อยให้พูด หรือดึงคนที่ไม่สนใจหรือพูดมาก
ให้หันมาตอบ หรือให้ความสนใจในเรื่องของที่ประชุม
- ประธานถามกลับไปยังคนที่อยากให้ประธานตอบ
- ส่งคำถามไปยังคนอื่น
- เพื่อจูงไปสู่เรื่องที่จะอภิปรายหรือที่ต้องการให้มีส่วนร่วมแสดงความคิดเห็น
ดังนั้นรูปแบบการตั้งคำถามจะเลือกเป็นแบบใดก็แล้วแต่นั้น
ก็ควรต้องมีการประชุมเลือกคำถาม หรืออาจตั้งคำถามในหลาย ๆ แบบ
เพื่อให้เกิดความหลากหลาย